¿Cómo controlar el tiempo de trabajo en la oficina? Técnicas de productividad

El control de la productividad está siendo uno de los temas “estrella” en cuanto a la gestión empresarial, no solo por su eficacia como sistema de trabajo, sino por la reciente obligatoriedad de controlar el tiempo de trabajo en la oficina con la entrada en vigor el pasado 12 de mayo de la ley de registros de jornada.

Pese a que, como consecuencia de esta ley, ahora controlar la productividad es mandato legal, eso no lo exime de las enormes ventajas de contar con un sistema de control adecuado y eficaz. Más allá de indicar la hora de entrada y salida (lo obligatorio desde el pasado mes de mayo), ¿qué técnicas de productividad mejoran el ambiente y la calidad del trabajo?, ¿en qué nos puede ayudar un curso subvencionado sobre control de tiempo?

Controlar el tiempo de trabajo en la oficina: técnicas eficaces

Trabajo por objetivos

Es el debate por excelencia a la hora de hablar de mejorar la productividad. Se trata de ofrecer al empleado la flexibilidad horaria que requiera, poniendo como foco no el tiempo que pase o realice en la oficina, sino la consecución de unos objetivos concretos y para los que su desempeño es vital.

Es muy importante para que esta técnica no sea contraproducente (y se ajuste a los cánones legales recién marcados), que se traten de objetivos denominados como SMART:

• Específicos
• Medibles
• Alcanzables
• Relevantes
• Basados en el tiempo disponible

Rueda de Deming

También llamado “espiral de mejora continua”, cuyo nombre ya nos da pistas de su intencionalidad. Se trata de un proceso que verifica y mejora la calidad de la producción, dividiéndose para ello el control en cuatro fases:

• Planificado: establecer cómo se va a llevar a cabo cada proceso laboral, detallándose y concretándose aquellas partes que puedan crear confusión o que presente dificultades.
• Realizado: consiste en implantar las mejoras propuestas en el planificado. Las pruebas piloto también forman parte fundamental de este proceso.
• Verificado: recopilación de resultados y análisis de su eficacia acorde a los objetivos previstos en el planificado. En esta fase se requiere el uso de herramientas que midan y controlen objetivamente los procesos (cuadros de mando, herramientas analíticas, etc.)
• Actuación: es la consecuencia de la anterior fase. Se trata de en base a los resultados del verificado, establecer herramientas y nuevos procesos de mejora que tengan como resultado la superación de los objetivos en menor tiempo y con mayor calidad.

Metodología agile

Es un proceso diseñado para uno de los grandes problemas del trabajo diario: la priorización de tareas.

Mediante esta metodología, se divide el trabajo en diferentes minitareas que se hacen visible a todo el equipo. Usando herramientas como el tablero Kanban o Scrum, en todo momento se conoce en qué se está trabajando y, al ser tareas dosificadas, se pueden cambiar de orden según cambien las necesidades de cada cliente.

De esta forma también se hace visible la carga de cada uno de los empleados, pudiendo actuar en aquellos en los que haya acumulación de tareas, “aliviándolas” mediante los que tengan una carga de trabajo más relajada.

Lo más importante tanto de estas técnicas, como del hecho de controlar el tiempo de trabajo en la oficina es que no se tenga la apreciación de cada labor como una “cadena de montaje”. No se trata ni de trabajar más, ni de apurar al máximo las horas contractuales, sino de trabajar mejor, con mayor eficacia y sin la sensación de “no llegar a nada”.